Samarbeidet mellom kunde og designer

ETN Grafisk leverer et bredt spekter av designjobber. Hvordan samarbeidet mellom kunde og designer foregår varierer dermed betydelig. Uansett, vi legger til grunn at direkte kontakt mellom kunde og designer både gir best kvalitet og lavest pris.

Grafiske rådgivere og kundeservice håndterer bestillinger av designoppdrag på lik linje med andre henvendelser.

Sender du en bestilling til designavdelingen vil du få ordrebekreftelse, eller eventuelt avklaringsspørsmål, fra kundeservice eller grafisk rådgiver. Når ordre er opprettet blir designer tildelt oppdraget.

Når du har et problem som skal løses med design, men ikke vet helt hvordan du skal beskrive dette som et oppdrag, hjelper designavdelingen gjerne til med å konkretisere og formulere dette på en slik måte at grafisk rådgiver kan gi deg et pristilbud. Dette gjøres som regel gjennom et uforpliktende møte med en designer og en grafisk rådgiver.

Vi trenger en beskrivelse av oppdraget før vi starter arbeidet, men hvilken form denne oppdragsbeskrivelsen har kan variere. Det kan være så enkelt som å endre et navn på et visittkort, så konkret som å formgi en årsrapport eller så åpent som at du trenger grafisk profilering av ditt kontorbygg.

I det siste tilfellet er det hensiktsmessig at vi gjør et lite forprosjekt hvor resultatet er vårt forslag til løsning. Det er denne løsningen, når den blir godkjent, som blir vår oppdragsbeskrivelse for designarbeidet.

For de enkleste produksjonsoppdragene får vi instruksjoner fra kunden, vi lager trykkfiler og sender rett til print. I de fleste tilfellene vil imidlertid kunden ta en sjekk før trykksaken mangfoldiggjøres.

1. Oppstart

Kunde og designer gjennomgår oppdraget før arbeidet starter. Dette gir designer anledning til å stille spørsmål som sikrer felles forståelse av mål og rammer for oppdraget.

Alt avhengig av designarbeidets kompleksitet kan en slik oppstartsamtale ta fra 5 til 60 minutter. Korte samtaler tas som regel på telefon. For kompliserte designoppdrag anbefaler vi et møte. For kjente, repeterende kundeoppdrag gjør vi vanligvis oppstartsavklaringer på e-post.

2. Skisser

Kunde og designer gjennomgår et designutkast. For mindre oppdrag skisser vi gjerne hele leveransen. For omfattende og kompliserte arbeider designer vi gjerne de typiske og de mest kompliserte elementene først. Vi avklarer med kunden hvilke elementer vi skisser på forhånd. Her har altså kunden mulighet til å peke på de elementene som er kritiske for leveransen.

Skissegjennomganger tas vanligvis over e-post eller telefon, men for de mest kompliserte oppdragene er møter å foretrekke.

Antallet skissegjennomganger avhenger av oppdragets kompleksitet. I de aller fleste tilfellene har vi bare én gjennomgang. Slike kontrollpunkter underveis i designprosessen bidrar i aller høyeste grad til at kvaliteten øker og risikoen reduseres.

3. Godkjenning

Når oppdraget skal avsluttes ber vi om en endelig godkjenning. I de fleste tilfeller er dette en formalitet som tas over e-post, men for svært kompliserte oppdrag går vi gjerne gjennom leveransen på et kundemøte.

Prosjektledelse

ETN Grafisk reduserer behovet for prosjektledelse gjennom gode rutiner og tydelige roller.

For enkle designoppgaver er grafisk rådgiver prosjektleder. I mer kompliserte oppdrag, der flere designere er involvert, stiller designavdelingen selv med prosjektleder. Prosjektlederens interne funksjon er å planlegge, koordinerer ressurser og følge opp framdriften i prosjektet. Eksternt fasiliterer prosjektlederen samarbeidet mellom kunden og designerene.

Selv om våre prosjektledere har designfaglig kompetanse legger vi altså opp til direkte kommunikasjon mellom kunden og den designeren som utfører arbeidet. All erfaring tilsier at dette gir best resultat for kunden – både med hensyn til kvalitet og kostnad.

Om du ønsker å forholde deg utelukkende til prosjektleder imøtekommer vi det.

E-postkommunikasjon gjort enkelt

Designavdelingen har én e-postadresse. Du trenger ikke tenke på hvem på designavdelingen du skal kontakte. Uansett hva det gjelder sender du en e-post til design@etn.no.

Bak denne e-postadressen har vi et moderne system og solide rutiner som sikrer at du alltid får svar fra rette vedkomne. Vi håndterer e-post som et team. Vi er dermed mindre sårbare for sykdom og annet uforutsett fravær enn de virksomhetene som håndterer e-post individuelt.

Sensitiv informasjon

Alle i ETN Grafisk er bundet av taushetsplikt, men noen av våre kunder har spesielle krav til konfidensialitet. Disse kundene henvender seg til de individuelle e-postadressene til sine forhåndsgodkjente designere. De individuelle e-postkontoene er teknisk utilgjengelige for andre og juridisk beskyttet av personvernlovgivningen.

Vi imøtekommer forespørsler om ekstra sikkerhetstiltak uten at du trenger å begrunne dette.

Responstid og leveringstid

Kundeservice hos ETN Grafisk er klare til å besvare henvendelser umiddelbart. Med designerne stiller det seg litt annerledes. De skal utføre til dels kompliserte oppgaver som krever konsentrasjon over tid. Som kunde drar du nytte av at designerne har arbeidet de utfører for deg i fokus – det øker kvaliteten og reduserer kostnaden. Designavdelingen har derfor noe lengre responstid enn grafiske rådgivere og kundeservice.

Leveringstiden på designoppdrag blir avtalt ved oppstart av prosjektet. Vi legger til rette for at designerne skal få konsentrere seg om færrest mulig parallelle oppdrag slik at tiden fra oppstart til levering kortes ned.

For omfattende og kompliserte designoppdrag er det imidlertid hensiktsmessig med en viss modningstid – altså at designer legger bort arbeidet for å se det med nye øyne etter noen dager. Dette er aktuelt for oppdrag der du forventer høyest mulig kvalitet.

Forventninger

Du kan forvente at vi gir ditt oppdrag til en designer, eller et team av designere, som har riktig kompetanse og tid til å utføre arbeidet innen fristene du har satt. Du kan også forvente at vi leverer så god kvalitet som mulig innenfor de tids- og budsjettrammen du har gitt.

Våre designere har høy kompetanse på visuell kommunikasjon. Vi kan gi deg råd og begrunne de anbefalingene vi gir på bakgrunn av de målene du skal oppnå.

Robust leveringsevne

ETN Grafisk leverer det som er avtalt, uavhengig av sykdom og andre uforutsette hendelser. For å få til dette sørger vi for at det alltid er minst to designere som kjenner deg som kunde - for større kunder er det tilsvarende ekstra designere.

Alle designjobber er dokumentert med originalt underlagsmateriale, arbeidsfiler og trykklare filer i vårt arkiv. Vi kan altså enkelt gjøre opptrykk med korrigeringer og bygge en ny produksjon på en tidligere bestilling - uavhengig av hvilke designer som har løst det tidligere oppdraget.